PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB
Megaria
Purba / Lennaria L. Tarigan / Dameri E
br Jabat, M.Kom
Dosen Tetap Politeknik Santo Thomas Medan
Jl.
Matahari Raya Helvetia Medan www.polito.ac.id / Email : Megaria18@ymail.com
ABSTRAK
Perpustakaan difungsikan oleh pengguna
sebagai media untuk mencari referensi dan memperoleh informasi. Permasalahan yang dihadapi di perpustakaan
Politeknik Santo Thomas saat ini adalah belum adanya sistem informasi
perpustakaan yang berbasis web, sehingga seluruh aktifitas baik sirkulasi
peminjaman, layanan referensi, pengarsipan data buku di perpustakaan masih
dilakukan secara manual. Untuk mengatasi masalah tersebut, selayaknya di
rancang sistem informasi perpustakaan yang berbasis web yang memberi kemudahan
bagi pengguna untuk mendapatkan layanan yang diinginkan.
Kualitas layanan perpustakaan sangat
ditentukan oleh prasarana dan sarana yang mendukung pelayanan tersebut. Sistem informasi perpustakaan dapat membantu
pengguna perpustakaan untuk mencari dan menemukan referensi maupun informasi
yang cepat, tepat dan akurat.
Kegiatan pada tahun pertama akan
dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi perpustakaan berbasis web.
Tahun kedua diadakan sosialisasi sistem, implementasi sistem, dan diakhiri
dengan analisis pengaruh system informasi perpustakaan berbasis web terhadap
kualitas layanan perpustakaan. Analisis
pengaruh akan dilakukan menggunakan metode regresi sederhana dengan menggunakan
SPSS 17.
Luaran penelitian ini adalah software system informasi perpustakaan berbasis web sehingga pengguna perpustakaan mendapat informasi yang cepat, tepat dan akurat, pendukung keputusan pihak manajemen untuk pengembangan perpustakaan, artikel ilmiah dalam publikasi nasional.
Luaran penelitian ini adalah software system informasi perpustakaan berbasis web sehingga pengguna perpustakaan mendapat informasi yang cepat, tepat dan akurat, pendukung keputusan pihak manajemen untuk pengembangan perpustakaan, artikel ilmiah dalam publikasi nasional.
1. PENDAHULUAN
Perpustakaan merupakan salah satu unit
Pelaksana Teknis yang secara khsusus sebagai unit penunjang proses belajar
mengajar. Sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan informasi bagi
seluruh sivitas akademika, perpustakaan senantiasa diharapkan dapat memberikan
layanan yang berkualitas serta menyeluruh kepada seluruh penggunanya. Untuk
mencapai tujuan tersebut diperlukan sarana dan prasarana penunjang kualitas
pelayanan di perpustakaan yang memadai. Kualitas layanan merupakan standar
proses yang harus dilaksanakan dalam suatu layanan perpustakaan guna memenuhi
harapan dan tuntutan pengguna. Bila kualitas layanan perpustakaan sesuai dengan
yang diharapkan pemakai maka pemakai akan puas. Sebaliknya bila kualitas
layanan lebih rendah dari yang diharapkan maka tidak ada kepuasan di
pemakai.
Kualitas layanan perpustakan
Politeknik Santo Thomas hingga saat ini masih kurang memuaskan penggunanya. Hal
ini tercermin dari wawancara yang
dilakukan terhadap beberapa mahasiswa pengguna perpustakaan yang
menyatakan bahwa kualitas layanan belum memuaskan. Hingga saat ini layanan registrasi anggota,
layanan atas ketersediaan buku, layanan pemesanan, pengambilan buku,
pengarsipan data buku maupun layanan sirkulasi masih dilakukan secara
manual. Petugas perpustakaan dalam
memberikan layanan sirkulasi harus mencatat data buku yang dipinjam ke kartu
perpustakaan dan kartu kontrol perpustakaan sehingga memerlukan waktu yang
cukup lama. Selain itu sulitnya
pencarian data buku yang ada diperpustakaan karena mahasiswa yang ingin mencari
buku harus mengecek ke tiap rak untuk memperoleh buku yang mereka
inginkan. Data buku hanya diarsip dalam
buku besar perpustakaan, sehingga pengecekan data buku, keadaan buku dan jumlah
buku memerlukan waktu relatif lama. Demikian juga untuk kepentingan pengambilan
keputusan oleh pihak manajemen sering menghadapi kendala, ini dikarenakan
informasi jumlah buku, permintaan judul buku, permintaan referensi kurang akurat,
lambat dan tidak efisien.
Dari uraian diatas memberikan gambaran bahwa sistem yang ada
sekarang ini tidak memberikan akses yang optimal terhadap seluruh pengguna
perpustakaan. Sehingga sudah seharusnyalah perpustakaan Politeknik Santo Thomas
bisa mengembangkan diri dengan membuat suatu sistem informasi perpustakaan yang
bisa memberikan layanan perpustakaan yang cepat, efisien dan akurat kepada
pemakainya. Sistem informasi layanan
perpustakaan berbasis web merupakan salah satu alternative pemberian layanan
peprustakaan yang bisa memberikan informasi yang akurat dalam waktu yang
singkat dan dapat diakses kapan saja.
47
1.1. Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut
diatas, maka tujuan penelitian ini adalah:
Merancang dan
membangun sistem informasi perpustakan yang tepat untuk perpustakaan Politeknik
Santo Thomas
dengan berbasis web
1.2. Manfaat Penelitian
1.
Mempermudah
pegawai perpustakaan untuk melayani para pengguna perpustakaan dalam hal waktu
dan keakuratan data.
2.
Mempermudah
para pengguna perpustakaan untuk mengakses informasi tanpa dibatasi waktu dan
ruang dalam hal informasi yang tepat,
cepat dan akurat.
2
LANDASAN TEORI
Penelitian
Kadek Surya Mahedy,(2010), berjudul
Pemanfaatan Sistem Informasi Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi
untuk
Meningkatkan
Kualitas Layanan Perpustakaan. Hasil
penelitian menunjukkan bahwa sebuah sistem informasi layanan perpustakaan
berguna untuk mengatasi kendala kendala pada proses pelayanan perpustakaan dan
pengarsipan data yang dilakukan secara
manual. Sistem ini bersifat
otomatis sehingga mudah digunakan oleh pemakainya dalam memberikan layanan yang
optimal kepada seluruh penggunanya.
Sistem ini dibangun dengan model desktop application menggunakan bahasa
pemrograman Visual Basic 6.0 dan data base menggunakan SQL Server 2000.
Penelitian Yanuar (2010), berjudul analisis
pengaruh penerapan sistem informasi perpustakaan terhadap layanan kualitas di
perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan
sisstem informasi perpustakaan berpengaruh signifikan terhadap kualitas layanan
di perpustakaan. Hal ini Hal ini dapat
dilihat dari uji hipotesis yang dilakukan dengan uji T, yaitu dengan
membandingkan t-tabel dan thitung dengan _ = 5%. Hasilnya ada pengaruh
signifikan antara sistem informasi perpustakaan dengan kualitas layanan
perpustakaan, dengan thitung (6,884) lebih besar dari t-tabel (1,662).
2.2.1. Definisi Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem informasi menurut Bodnar dan
Hopwood yang dikutip kadir (2003) adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat
lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi
yang berguna Definisi sistem informasi
juga diberikan oleh Aziz (2006) bahwa
sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari
komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan
informasi, dan komponen system informasi meliputi hardware, software,
manusia, data dan prosedur.
Basuki juga
memberikan definisi mengenai perpustakaan yaitu sebuah ruangan yang digunakan
untuk menyimpan buku dan
terbitan lainnya (termasuk koleksi elektronik atau digital) yang
disimpan menurut tata susunan tertentu untuk dibaca, bukan untuk dijual.
Jadi dapat disimpulkan definisi sistem
informasi perpustakaan merupakan sebuah sistem yang terdiri dari manusia, hardware, software, prosedur, dan data yang terintegrasi, digunakan untuk
manajemen otomasi perpustakaan sehingga mengemas sebuah informasi yang bernilai
bagi penggunanya (pustakawan maupun pemustaka).
Dalam sebuah sistem
Informasi untuk otomasi perpustakaan terdapat beberapa komponen atau
unsur yang saling berkaitan dan mendukung satu dengan lainnya. Menurut
Supriyanto (2008), komponen-komponen tersebut adalah
a. Pengguna (users), pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem
informasi untk otomasi perpustakaan. Dalam pembangunan system perpustakaan
hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan para penggunanya yang
meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi, dan para
anggota perpustakaan.
b. Perangkat Keras (Hardware), perangkat Keras merupakan mesin komputer yang dapat
menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat serta
diperlukan program untuk menjalankannya.
c. Perangkat Lunak (Software), perangkat lunak adalah istilah yang digunakan untuk
menggambarkan instruksi-instruksi yang mengoperasikan perangkat keras untuk
melakukan tugas sesuai dengan perintah.
d. Jaringan (Network), jaringan (Network)
adalah sebuah jaringan yang menghubungkan komputer induk (server) dengan komputer yang lain dan dengan alat-alat penunjang
sistem otomasi yang lain dalam sebuah system yang terintegrasi.
e. Data, data merupakan bahan baku
informasi. Data dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus.
f. Panduan Operasional/Manual, panduan
Operasional/Manual merupakan penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan
suatu perangkat keras atau perangkat lunak.
Komponen-komponen tersebut di atas
harus dapat dipenuhi untuk membangun sebuah sistem informasi perpustakaan.
2.2.3.
Kriteria Penilaian Software (Sistem
Informasi)
Suatu software (sistem informasi) dikembangkan melalui pengamatan dari
sebuah proses kerja, untuk menilai suatu software
tentu ada banyak kriteria yang harus diperhatikan. Arif (2003) memberikan
beberapa kriteria untuk menilai suatu software
adalah sebagai berikut:
a. Kegunaan, fasilitas dan aplikasi yang
tersedia sesuai dengan kebutuhan serta menghasilkan informasi (output) dengan cepat dan relevan untuk
proses pengambilan keputusan.
b. Ekonomis, biaya yang dikeluarkan untuk
mengapilaksikan software sebanding
dengan hasil yang didapatkan.
c. Keandalan, software yang digunakan
mampu menangani operasi pekerjaan porsi besar dengan frekuensi yang tinggi dan
terus-menerus.12
d. Kapasitas, software yang digunakan mampu menyimpan data dengan kapasitas yang
besar dan kemampuan temu kembali yang cepat.
e. Sederhana, menu dan navigasi yang
disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna.
f. Fleksibel, software yang digunakan dapat diaplikasikan dan dioperasikan dalam
beberapa jenis sistem operasi serta memiliki potensi untuk selalu dikembangkan.
Geisenger juga memberikan
indikator penilaian suatu software/program (sistem informasi),
yang meliputi tampilan program (visual
display) dan kualitas teknik (technical
quality).
a. Tampilan Program (visual display) terdiri dari:
1
Pewarnaan, pemakaian warna tidak mengacaukan tampilan.
2. Pemakaian kata dan bahasa terdiri
dari:
a.
Penggunaan
huruf / karakter yang sesuai.
b.
Penggunaan
bahasa yang mudah dipahami.
3. Pemakaian tombol kata interaktif (hypertext) terdiri dari:
a.
Penggunaan
hypertext untuk memfasilitasi
navigasi dan membantu pengguna menjelajah program13
b. Penggunaan
kombinasi beberapa komponen tampilan berupa teks, grafik, animasi yang
dipadukan sehingga program tampak jelas.
4. Grafis terdiri dari:
a.
Grafis
membuat informasi lebih atraktif,
b.
Grafis
membantu mengingat informasi yang dipelajari,
c.
Grafis
terlihat dan mudah dipahami.
5. Tombol Menu dan Ikon terdiri dari:
a.
Berbagai
pilihan menu dan ikon,
b.
Berbagai
simbol seperti tombol, ikon, dan menu untuk bantuan, selesai, keluar, maju,
mundur dari layar atau berpindah ke materi yang lain dan berhenti sementara.
6. Desain Interface terdiri dari:
a.
Transisi
antar layar sudah tepat,
b.
Program memerlukan sedikit kegiatan
mengetik.
b. Kualitas
Teknis (Technical Quality) terdiri
dari:
1. Pengoperasian Program,
terdiri dari:
a) Program dapat dimulai dengan mudah,
b) Program dapat berjalan dengan baik
dalam kondisi normal.
2. Respon Pengguna,
sebagai berikut:
a)
Pengguna
dapat mengoperasikan program secara mandiri.
b)
Pengguna
harus senang menggunakan program.
c)
Pengguna
tidak merasa jenuh menggunakan program14
3. Keamanan Program, terdiri dari:
a)
Program
yang tidak dapat diubah oleh pemakai yang tidak bertanggungjawab;
b)
Program
yang tidak dapat terhapus jika ada kesalahan dari pemakai.
4. Penanganan
kesalahan Program terbebas dari kesalahan yang dapat mengakibatkan berhentinya
program.
5.
Fasilitas
Program
Terdapat fasilitas program untuk bantuan.
Sebuah sistem informasi yang baik dan
berkualitas tinggi harus dapat memenuhi kebutuhan penggunanya (users), mudah penggunaannya, bekerja
dengan efektif dan efisien, serta murah dalam perawatan dan pengembangannya.
2.3. Teori Kualitas Pelayanan
Kualitas pelayanan dapat didefinisikan
sebagai seberapa jauh perbedaan antara kenyataan dan harapan para pelanggan atas
layanan yang mereka terima. Kualitas
pelayanan dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi para pelanggan
atas layanan yang benar benar mereka terima.
Menurut Lewis & Boom dalam Tjiptono &
Chandra
(2005), kualitas pelayanan sebagai ukuran seberapa baik tingkat layanan yang
diberikan sesuai dengan harapan
pelanggan. Sedangkan menurut Tjiptono
(2004), kualitas pelayanan adalah tingkat keunggulan yang diharapkan dan pengendalian
ats tingkat keunggulan tersebut memenuhi keinginan pelanggan
Berdasarkan pendapat diatas, dapat disimpulkan
bahwa ada faktor utama yang mempengaruhi kualitas pelayanan yaitu: Jasa yang diharapkan dan jasa yang
dirasakan/persepsikan. Apabila suatu
pelayanan dirasa sesuai dengan jasa yang diharapkan, maka kualitas pelayanan
tersebut akan dipersepsikan baik atau positif.
Jika jasa yang dipersepsikan melebihi jasa yang diharapkan, maka
kualitas jasa dipersepsikan sebagai kualitas ideal.
Demikian juga
sebaliknya, bila jasa yang dipersepsikan lebih jelek dibandingkan dengan jasa
yang diharapkan maka kualitas jasa dipersepsikan negative atau buruk. Baik tidaknya kualitas pelayanan tergantung
pada kemampuan penyedia jasa dalam memenuhi harapan pelanggannya secara
konsisten.
Untuk mempermudah penilaian
dan pengukuran kualitas pelayanan
dikembangkan suatu alat ukur kualitas layanan yang disebut SERVQUAL (Service Quality). Servqual ini merupakan skala multi item yang
dapat digunakan untuk mengukur persepsi pelanggan atas kualitas layanan yang
meliputi lima dimensi (Zeithami, 2004), yakni:
1.
Tangibles (bukti langsung), yaitu kemampuan
suatu perusahaan dalam menunjukkan eksistensinya kepada pihak eksternal. Penampilan dan kemampuan sarana dan prasarana
fisik perusahaan dan keadaan lingkungan sekitarnya adalah bukti nyata dari
pelayanan yang diberikan perusahaan.
2.
Reliablitiy (kehandalan), yaitu kemampuan untuk
memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera, akurat dan memuaskan. Kinerja harus sesuai dengan harapan pelanggan
berarti tepat waktu, pelayanan yang sama untuk semua pelanggan tanpa kesalahan,
sikap simpatik dan akurasi yang tinggi.
3.
Responsiveness (daya tanggap), yaitu kemampuan
perpustakaan untuk membantu dan memberikan pelayanan yang cepat (responsive)
dan tepat kepada mahasiswa dengan penyampaian informasi yang jelas. Membiarkan mahasiswa menunggu tanpa adanya
suatu
4.
Assurance (Jaminan/Kepastian) Jaminan ini
mencakup keamanan, kesopanan dan keramahan, sifat dapat dipercaya yang dimiliki
para pustakawan, bebas dari bahaya, resiko atau keragu-raguan serta pengetahuan
dan kemampuan pustakawan dalam melakukan tugas. Tingkat pengetahuan pustakawan
dan kemampuan mereka akan menunjukan tingkat kepercayaan bagi pengguna. Sikap
ramah, sopan, dan bersahabat menunjukan adanya perhatian pada pengguna.
5. Empathy
Sikap ini ditujukan untuk memberikan perhatian yang bersifat
individual atau pribadi kepada pengguna dan berupaya untuk memahami keinginan
atau kebutuhan pengguna.
Dengan demikian, dari
pendapat-pendapat tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa konsep kualitas layanan
perpustakaan dapat didefinisikan sebagai standar proses yang harus dilaksanakan
dalam suatu kegiatan layanan perpustakaan guna memenuhi harapan atau tuntutan
pengguna/pemustaka.
3. Metodologi Pengembangan Materi
Analisis Sistem yang ada saat ini
Tahap 1 : Pengambilan
data lapangan
Rencana kegiatan adalah melakukan observasi di
perpustakaan dan interview terhadap pustakawan maupun dosen, mahasiswa pengguna
perpustakaan.
Tahap 2 : Pengolahan
data dan Analisis
Data yang diperoleh akan dianalisis menggunakan korelasi product moment
dengan tingkat error 5%. Analisis sistem meliputi mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Berdasarkan data analisis tersebut maka diketahui bentuk permasalahannya
serta rancangan sistem baru yang akan dibuat atau dikembangkan.
Tahap 3 :
Perancangan sistem informasi perpustakaan berbasis web
Menentukan rancangan sistem informasi perpustakaan berbasis web Rencana
kegiatan pada tahap ini adalah:
1. Perancangan proses
Perancangan
proses dilakukan dengan Diagram
Gambar 1 : Diagram Konteks
1. Perancangan flowchat
Perancangan flowchart merupakan langkah prosedur penyelesaian
masalah yang diekspresikan dengan simbol grafis yang baku dan lebih mudah
digunakan, sehingga terhindar dari timbulnya kesalahan interpretasi bagi
pengguna.
2. Perancangan menu
Perancangan menu merupakan tahapan atau tampilan yang akan
dimunculkan saat pertama kali program dijalankan dan dalam melakukan sebuah koneksi agar
menghasilkan informasi yang diinginkan.
4.
Perancangan
interface
Perancangan interface
merupakan tahapan untuk membangun bentuk muka pemakai dengan sistem dalam
menjalankan aplikasi, sehingga pengguna mudah menggunakannya. Perancangan interface ini meliputi perancangan input dan output yang diperlukan untuk menentukan bentuk masukan dan bentuk
keluaran sistem.
5.
Perancangan
database
Perancangan database
adalah perancangan terhadap struktur data yang diperlukan untuk menunjang
pengolahan data dan ketersediaan informasi bila sewaktu waktu diperlukan.
Tahap 4: Pembangunan program
sistem informasi yang sesuai
dengan rancangan tampilan input dan output dan berdasarkan
rancangan data base yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaaaan
Politeknik Santo Thomas
Medan.
Analisis sistem yang di kembangkan
Dengan
terbentuknya software Sistem Informasi Perpustakaan Politeknik Santo Thomas
Medan dalamjaringan localhost akan
dilingkan ke halaman web politeknik santo Thomas medan . Pada tahap penelitian
kedua akan dapat di implementasikan dengan terlebih dahulu melatih pegawai
perpustakaan dalam penggunaan program yang dibangun dankemudian menguji cobakan dan mensosialisasikan kepada pengguna perpustakaan.
4. KESIMPULAN
Pelayanan perpustakaan yang manual
kurang efesien dalam pelayanan baik dari pengaksesan data maupun informasi
masih lambat dan kurang akurat. Dengan adanya
Sitem Informasi Perpustakaan berbasis web akan dapat memberikan informasi yang akurat
dengan waktu yang cepat dan dapat diakses tanpa dibatasi ruang dan waktu.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Arif, Ikhwan. 2003. “Konsep Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan”. Makalah Seminar dan Workshop Sehari. Malang. Universitas
Muhammadiyah Malang [2] Aziz, Muhammad dan Slamet Pujiono. 2006. Sistem Informasi GeografisBerbasis Dekstop
dan Web. Yogyakarta. Gava Media
[3]
Kadek
Surya Mahedy. 2010. Pemanfaatan Sistem Informasi Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi
untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Perpustakaan. Jurnal Ilmiah.
[4]
Kadir,
Abdul. 2003. Pengenalan Sistem
Informasi. Yogyakarta: Andi
[5]
Santoso,
Purbayu Budi. 2005. Analisis Statistik
dengan Microsoft Excel dan
SPSS,
Yogyakarta. Penerbit Andi.
[6]
Supriyanto,
Wahyu dan Ahmad Muhsin. 2008. Teknologi
Informasi Perpustakaan. Stategi Perancangan Perpustakaan Digital.
Yogyakarta.Kanisius
[7]
Sutriono.
2007. Filsafat Ilmu dan Metodologi
Penelitian. Yogyakarta. Penerbit Andi.
[8]
Umar
Husein. 2005. Metode Penelitian untuk
Skripsi dan Tesis Bisnis. Jakarta. PT Radjagrafindo Persada.
[9]
Tjiptono,
Fandy dan Gregorius Chandra. 2005. Service,
Quality & Satisfaction. Yogyakarta. Penerbit Andi.
[10] Yanuar. 2010, Analisis pengaruh penerapan sistem informasi perpustakaan terhadap
layanan kualitas di perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro.
[11]
Zeithami,
Valarei A., Mary jo Bitner, 2004, Service Marketing: Integrating Customer Focus
Across The Firm, Mc. Raw Hill, New York.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar